¿Cómo corregir un texto profesional de manera efectiva?

La relectura es el último paso en el proceso de escritura. Todos somos más o menos conscientes de que este paso es importante, pero ¿cuántos de nosotros lo estamos «enviando» en unos pocos minutos o segundos o saltándonos completamente?
Por cierto, si tienes prisa, te invito a ir directamente al final de este post para descubrir algunos consejos para volver a leer .

Y sin embargo, la corrección de pruebas es importante, porque es el momento último que le permitirá asegurarse de la coherencia y la fluidez del texto . El que lo leerá después de ti es para quien lo escribiste.
Hay un dicho que dice que sólo tienes una oportunidad de causar una buena impresión. Cuando se trata de la escritura del trabajo, esto es especialmente cierto. Un texto mal estructurado o mal escrito es probable que dé una imagen negativa de su autor… y por mucho tiempo.

Pero, ¿cuál es la forma efectiva de discutir sobre un texto?

Se realiza una corrección de pruebas eficiente en varias ocasiones , en particular para escritos largos como informes o argumentaciones, y lógicamente, el tiempo de corrección se reducirá para los escritos cortos (como los correos electrónicos). Pero cuando se trata de correos electrónicos, nunca olvidemos que un correo electrónico enviado demasiado rápido puede convertirse en un correo electrónico peligroso para su autor!
En términos generales, una corrección eficiente se hace en cuatro pasos (mínimo).

Time1: revisión de texto

El primer paso consiste en hacer una lectura global , de una sola vez, para tener en cuenta todo el texto y comprobar la relevancia de las ideas.
Se trata de una corrección de pruebas sobre el fondo , para comprobar que el texto tiene sentido, que estamos efectivamente en el objetivo de la comunicación.

Paso 2: Lea la frase de nuevo

En esta fase, sólo un objetivo: para aclarar . Es para facilitar la apropiación del contenido del texto por parte de su lector . Actuamos sobre la sentencia para mejorar su expresión.
En otras palabras, vamos a comprobar la construcción de nuestra frase. Tengan especial cuidado con las frases que son demasiado largas. Deberían limitarse porque facilitan al lector el «desenganche».

  • La frase ideal consiste en 15 a 17 palabras, siendo 20 como máximo, y aún más si la frase está muy bien construida. Tenga en cuenta que más allá de 30 palabras, una frase se vuelve difícil de leer y memorizar para todos, incluyendo los lectores avanzados.

Si las frases son demasiado largas, hay dos soluciones:

  1. Cortamos la fase grande en dos frases más cortas .
  2. O usamos las palabras de la herramienta o los conectores lógicos (una gran elección aquí). Son esenciales para que el lector entienda la secuencia de las ideas. De lo contrario, se enfrenta a un texto precipitado, desagradable a la vista y cuyo significado es difícil de entender.
    Así que no dude en vincular sus frases con » o «, en consecuencia «, por eso «, etc. Mejorarán enormemente la cohesión de las frases, que luego serán más claras.

¡Limitar las frases largas no significa eliminarlas por completo! Por el contrario, esta fase de corrección debe asegurarse de que la variedad de construcciones y los giros de frase utilizados sean correctos.3 Las frases a seguir en un correo electrónico construido con un asunto, un verbo y un complemento siempre serán apreciadas por su lector. Tres frases a seguir en un correo construido con un sujeto, un verbo y un complemento serán siempre apreciadas por su lector. Pero si va a un informe de varias docenas de páginas, debe entonces variar las estructuras para no aburrir a su lector.

Largo o corto, evitar las frases pasivas . De hecho, el uso de la voz activa tiene la ventaja de ser más directa y fácil de entender porque es mucho más similar al lenguaje hablado. Mientras que con la voz pasiva el sujeto se somete a la acción, a menudo es más difícil (o al menos más lento) para el lector comprender inmediatamente quién está realizando la acción.

No dudes en releer las frases en voz alta: nuestros oídos a menudo reaccionan mejor que nuestros ojos. Podrán detectar una sintaxis tambaleante. Por ejemplo:

  • Una frase sin verbo;
  • Una frase cuya estructura no permite captar si es afirmativa o interrogativa;
  • La repetición de fórmulas impersonales » en » o » hay «;
  • La presencia de expresiones incongruentes en un texto profesional: » a pesar de que » no existe, la negación » no » olvida, » que » en lugar de » que «, etc., es un signo de que no es un texto profesional.

Paso 3: Asegurarse de la (correcta) elección de la palabra

La escritura de trabajo implica el uso de un vocabulario adaptado a la situación de comunicación profesional .

Por supuesto, debe usar las palabras específicas de su industria tanto como sea necesario. Pero para el resto, opte por palabras cortas, concretas, conocidas, comunes y viejas. De esta manera, seguro que cualquier lector le entenderá.

En el nivel de bachillerato, la mayoría de los estudiantes de secundaria utilizan sólo 1500 palabras… mientras que el español cotidiano comprende unas 32000 palabras, de las cuales 20.000 son de origen académico o extranjero y 12.000 son de origen español popular. Le Petit Robert contiene más de 60.000 palabras…

Tenga en cuenta que las palabras que son fáciles de entender, sencillas, pictóricas, transmiten un mensaje preciso . Facilitan la comprensión. Por el contrario, las palabras largas, abstractas o raras dificultan la legibilidad.
Ya que estás en ello, coloca las palabras más importantes al principio de la frase . De hecho, la investigación sobre la memoria ha demostrado que estas son las palabras que mejor conservan el lector.

Período 4: relectura para convenciones y normas de uso

En la medida de lo posible, es necesario corregir las faltas de ortografía, los acuerdos gramaticales, la puntuación, los acentos pero también las palabras extranjeras, las mayúsculas.

Esto es realmente importante, porque estudios recientes han demostrado que la ortografía es discriminatoria . En nuestro país, se nos evalúa en cuanto a la ortografía. Todo el mundo sabe que una carta de motivación, una carta de solicitud, un mensaje enviado al responsable de los errores será un mínimo mal juzgado, incluso descartado. Las empresas son cada vez más exigentes en cuanto a la ortografía de sus empleados. En un mundo en el que los intercambios de correo electrónico ahora suplantan a los diálogos telefónicos, el uso de la ortografía aproximada nunca es bueno ni para uno mismo ni para su compañía.

Acerca del software de corrección : ¡atención! Son eficientes para la ortografía de las palabras. Todavía muestran grandes debilidades en la gramática o la sintaxis. Así que úsalos sin ninguna duda, pero con discernimiento (o más simplemente: ¡no te fíes totalmente de los correctores!).

Algunos consejos para una lectura efectiva

La relectura es difícil porque el cerebro conoce el texto que la mano acaba de escribir o más probablemente lo ha escrito a máquina. Por eso todos leemos inconscientemente el texto por medio de la exploración, que aunque capta el significado del texto, no nos permite ser conscientes de los errores.

Para «motivar» a tu cerebro a centrarse en los errores, hay dos posibilidades:

  • Sí, su texto puede esperar antes de ser comunicado a su destinatario: en este caso, puede ser corregido en frío !
    La corrección en frío es dejar que el texto descanse. Puede tomar 10 minutos o un día, el punto es que te concentres en otra cosa durante este tiempo. Con esta «retrospectiva temporal», redescubrirás tu texto y verás lo que te has perdido hasta entonces.
  • Pero sí, su texto debe ser comunicado lo antes posible y el tiempo se está acabando: leer el texto en voz alta y/o leerlo al revés .
    Léelo en voz alta , ya he hablado de ello arriba. Pero funciona muy bien: nuestro oído oye la frase tambaleante cuando nuestro ojo ya no la ve. La frase «suena raro» cuando hay un problema de sintaxis o de acuerdo o repetición de tiempo. Si te quedas sin aliento al final de la frase, es probablemente porque es demasiado larga. Releer en voz alta es una excelente prueba de la fluidez de sus frases.
    La relectura al revés es una técnica recomendada por los profesionales de la escritura (pienso en particular en Gabriel Grossi, doctor en Lengua, Literatura y Civilización Francesas o en Bernard Fripiat, autor de » L$0027orthographe, 99 trucs pour en rire et la retenir «).
    El principio es releer cada frase empezando por el punto y subiendo hasta la letra mayúscula .

    Una práctica algo dolorosa pero una forma efectiva de alejarse de todo. Obliga a nuestro cerebro a concentrarse sólo en los errores de escritura, las palabras perdidas, los acordes equivocados, etc. Este tipo de lectura evita que nuestro cerebro se deje llevar y se anticipe al resto del texto. Sin embargo, ya sabe lo que pasará después, así que lo releerá en modo de «escaneo», sin realmente releer nada y pasando por alto los errores.

 

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