¿Cómo escribir bien una carta profesional? - Guía 2020

Escribir bien una carta profesional es esencial en el mundo del trabajo . Aunque el correo electrónico lo esté reemplazando cada vez más, la carta comercial sigue siendo un apoyo muy importante para los intercambios de la empresa con sus diferentes entornos.

Entonces es mejor que no te lo pierdas.

La carta de negocios: un formulario estandarizado …

  • Una carta es siempre convencional en su forma : una hoja de papel A4, un fondo blanco (olvida las líneas o el color), formato italiano.
  • Una carta debe incluir los datos del remitente , los del destinatario , la fecha y el lugar de redacción .
  • Se recomienda incluir un asunto (resumen de dos o tres palabras del motivo de la carta), eventualmente una referencia (para archivar), el nombre del responsable del expediente (sobre todo si es diferente del destinatario, lo que es bastante común en las administraciones).
  • Una carta comercial está dirigida a u nadie en una organización . Si no sabemos el nombre de la persona, nos dirigimos a la función de esta persona: Sra. Directora, Sr. Encargado de Misión.
    La carta comienza con un título de civismo Sra. o Sr. o si no lo sabe Sra., Sr. . Si el destinatario tiene un título determinado, se acostumbra a mencionarlo: Señora Alcaldesa , Señor Director General , Señora diputada
  • Una carta de negocios siempre termina con una fórmula de cortesía . Esto debe incluir el civismo usado al principio de la letra.
  • Una carta de negocios siempre está firmada . La firma manuscrita (o escaneada) se coloca debajo del nombre y la función del escritor. El bloque de la firma se coloca más bien a la izquierda.
  • Se pueden incluir anexos (P.J.:). Tenga en cuenta que su inclusión en la lista será una prueba de que los documentos necesarios fueron adjuntados al correo.
  • La organización del espacio de letras está estandarizada (véase más abajo).

Algunas recomendaciones para escribir una carta profesional.

… y requisitos de fondo

Más allá de la forma, una carta comercial tiene requisitos sustantivos . La más importante de ellas es que una carta comercial debe tratar de un tema específico . Por lo tanto, sólo incluye la información necesaria para tratar este tema. No lo olvides nunca: lo que está fuera de tema es inútil y por lo tanto no tiene que ser escrito.
Debe ser comprensible, es decir, fácil de entender, sin riesgo de duda o interpretación por parte de su lector.

Una construcción estándar

Una construcción estándar es una introducción, luego un desarrollo y finalmente una conclusión.

  • Una introducción proporciona el contexto, recuerda al lector los hechos y lo prepara para el contenido del mensaje. Puede ser:
    – Una breve presentación de la razón de la carta.
    – Un acuse de recibo de documentos o mensajes (en el caso de una carta de respuesta).
    – Un recordatorio de los hechos detrás de la carta.
    Tenga en cuenta que es mejor evitar empezar una letra con «I».
  • El desarrollo establece los diversos puntos relativos al problema expuesto. Es el corazón de su mensaje.
    Un mensaje responde a un objetivo específico

    (un tema). Así, como escritor, tienes algo que pedir, proponer, informar, explicar a un destinatario. A veces estos objetivos se combinan.
    Las ideas se priorizan de manera lógica (si es necesario cronológicamente) para que el lector tenga la información necesaria para comprender su mensaje.
    Podemos ayudarnos a eso cuestionando a Quintilian: ¿Quién? ¿Qué? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Cuándo? ¿Por qué? .br>
    Por último, debe tener cuidado de mantener los hechos (exactitud de los hechos) y ser riguroso en los argumentos que presenta.

  • La conclusión se produce cuando el mensaje a pasar se termina. Es breve y se basa en una frase de transición como » quedamos a su disposición para cualquier información adicional » y luego la fórmula de cortesía. La fórmula de la cortesía termina la comunicación escrita.

Escucha, escucha…

Firmar una carta comercial dice mucho sobre tu imagen , o la de la empresa que representas. Por lo tanto, un estilo de escritura sin originalidad siempre será mejor que las faltas de ortografía o la sintaxis aproximada.

La última vez que tuviste que escribir una carta profesional, ¿qué dificultades enfrentaste?

 

Califica este artículo

Dejar una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *