¿Cómo puedo rellenar correctamente los campos del encabezamiento de un correo electrónico? - Guía 2020

En principio, nada es más fácil que escribir la dirección de correo electrónico de aquellos a quienes deseamos comunicar información por correo electrónico. Y sin embargo, muchas personas no usan correctamente los encabezados de un correo electrónico .

Siempre se puede pensar que no es muy importante, los encabezados de un correo electrónico, pero de hecho, puede causar malentendidos o molestias por parte de los destinatarios. Siempre es malo para la imagen del remitente… especialmente porque cada encabezado de un correo electrónico responde a códigos y convenciones particulares. Para ilustrar mi punto, usaré una situación de trabajo real donde el malentendido del uso de los encabezados del correo electrónico ha ridiculizado un poco a uno de los actores de la situación.

Pero antes de entrar en detalles, algunos recordatorios en el correo electrónico profesional.

El correo es una herramienta de trabajo

Nunca podremos decirlo lo suficiente, el correo es una situación de comunicación profesional . Como tal, implica..:

  • Un remitente : el que envía el mensaje;
  • Un mensaje : lo que se comunica;
  • Un contexto de la escritura : ¿Para qué es este correo?

Esa pregunta de » para qué? » es esencial. Si tomas la iniciativa de escribir un correo electrónico profesional, es necesariamente con un propósito específico:

  • Solicitar información al destinatario.
  • Para provocar una acción , es decir para obtener algo de su destinatario : que reaccione a una solicitud, que actúe para adelantar un expediente, que transmita información a su equipo, etc., etc., etc.

Como habrán comprendido, el objetivo de su correo electrónico es pragmático (de lo contrario, ciertamente no lo escribiríamos). Su propósito es comunicar una información útil .

Un ejemplo de malentendido de los encabezamientos «Para» y «Cc» de un correo electrónico

Así pues, aquí están los tres correos electrónicos que componen el mismo intercambio entre un responsable de formación que envía un aviso a los empleados… Y un destinatario que no ha entendido la diferencia entre los diferentes encabezados, a saber » À » y » Cc «.

1. El correo electrónico de invitación.
2. La respuesta de una persona que fue destinataria en «Cc» pero que responde como si estuviera en «A».
3. Y el retorno del remitente que intenta explicar la diferencia entre «A» y «Cc».

Descifremos este intercambio. Obviamente, por razones de confidencialidad, los nombres de las personas han sido borrados.

El primer correo electrónico es una invitación para asistir a un curso de formación. En el apartado » destinatario «, el remitente (en este caso Juan, la responsable de los cursos) ha escrito las direcciones de correo electrónico de las personas directamente afectadas por el curso, en calidad de alumnos. La acción esperada es que estas personas asistan realmente al curso.

En la sección Cc , Juan, la responsable de la formación, escribió los nombres de los directivos cuyos empleados estaban directamente afectados por la formación. Y esto, sólo como recordatorio, o para información . Como el remitente del correo electrónico (Juan) no espera nada especial a cambio.

El encabezamiento Cc está destinado, en efecto, a recoger los nombres de las personas a las que es importante informar del contenido del mensaje, porque están directa o indirectamente concernidas , pero de las que el remitente (en este caso Juan) no espera una respuesta de ellas .

En nuestro ejemplo, los destinatarios de la CC-nómina Cc son los N +1 de los empleados. Si son receptores del correo, no es para la acción (no se les invita a la formación) sino para la información. El hecho es que toda participación de los empleados en una acción de capacitación tiene un impacto en la organización del trabajo.

Recordarles las fechas y lugares de formación, a través de un documento profesional como el correo electrónico, es muy útil: les ayudará a anticipar y, si es necesario, a organizar su servicio teniendo en cuenta la ausencia de su empleado.

La persona que respondió al remitente del correo electrónico (Juan) no entendió esta distinción entre los » receptores » cuya acción esperaba el remitente, y los enumerados en » Cc » que el remitente quería informar sin esperar ninguna respuesta en particular.

Así que en nuestro ejemplo, Nathalie pensó que ella misma había sido invitada al entrenamiento, y así formuló una respuesta, si me atrevo a decir «fuera de la marca».

¿Qué necesitas recordar de este ejemplo para salirte con la tuya la cabecera de un correo electrónico ?

Se trata de un ejemplo muy significativo de la confusión que muchas personas hacen entre el encabezamiento » « « (destinatario) y el encabezamiento » Cc « (copia fiel).

Los tres encabezados que hay que buscar cuando se escribe un correo electrónico.

En el campo «destinatario» , se incluirán los nombres de las personas directamente afectadas por el mensaje. Están directamente afectados por el mensaje del correo electrónico. Tendrán que actuar según su contenido .

En el caso de un correo electrónico tras el cual se espera una acción, un solo nombre debería aparecer preferentemente en la sección de «destinatario». Sin posible confusión, el destinatario sabe que se espera de él una acción en respuesta al correo.
Por otro lado, si hay varios nombres de destinatarios, es posible que cada uno de ellos piense que el mensaje está más bien destinado a otro.

Si un correo electrónico multi-receptor es inevitable, nombra precisamente quién tiene que hacer qué dentro del propio mensaje.

En el encabezamiento «Cc» deben incluirse los nombres de las personas que deben ser conscientes de la acción que lleva el mensaje del correo pero que no tienen acciones o respuestas que dar .

Se copia a las personas a las que se desea informar, normalmente una entidad supervisora, para que pueda mantenerse informada y/o vigilar la evolución de una situación.

Piense en limitarse a la gente que realmente necesita informar . Algunas personas están tan sobrecargadas de mensajes que al final leen muy pocos. Pero un mensaje no leído es un mensaje que ha perdido su objetivo de comunicación.

Además, no olvides que es muy molesto formar parte de una conversación que no nos concierne.
Aclaración adicional: cada uno de los receptores en CC «ve» a los otros receptores. Queda por ver si esto es deseable, dependiendo del contexto de la comunicación.

Las dos preguntas que hay que hacer antes de poner a una persona en Cc :

  • ¿Ha solicitado el destinatario una copia del mensaje?
  • ¿Necesita realmente ser informado (como jerarquía) o mantenerse informado (como parte interesada en el caso, por ejemplo)?

Por cualquier otra razón, en particular:

  • Encubrir ( mi n +1 sabía …).
  • Demuestra que has hecho tu trabajo.

¡Olvida el Cc!

¿Qué hay del «Bcc» en el encabezado de un correo electrónico?

Una pequeña palabra en el encabezamiento «Bcc» para Copia conforme invisible . Si recibes un correo electrónico en CCO, significa que recibirás el correo electrónico completo, es decir, con el nombre del destinatario en » A » y el nombre de los destinatarios en » Cc «, pero sin que ellos lo sepan .

En efecto, para los destinatarios de » À » y los destinatarios de » Cc «, el encabezamiento » Cci » no aparecerá. Por lo tanto, es totalmente desconocido para ellos que la persona o personas que aparecen en el encabezamiento » Bcc » tendrán acceso al mensaje. Esta práctica no es muy cortés… Porque técnicamente, es muy posible responder a un intercambio del cual uno está en copia oculta. Pero es costumbre no responder nunca a un mensaje recibido en copia oculta .

De hecho, sólo hay una situación que justifica el uso del » Bcc «, Copia Conformada Invisible. Este es el caso de un envío de personas que no se conocen o que saben poco el uno del otro. El envío de » Bcc » impide que se dé la dirección de correo electrónico de alguien a un tercero que no lo conozca. El uso de » Bcc » se justifica entonces por el respeto de los datos personales de cada uno.

Técnicamente:

  • te envías el correo electrónico a ti mismo en «Para» y
  • todos los demás receptores están en «Cci».

 

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