Por qué la técnica de pirámide inversa funciona con el correo electrónico - Guía 2020

 

¿Qué deberíamos escribir en un e-mail? Esta es una pregunta recurrente cada vez que te preparas para enviar un e-mail.
¿Qué información debe incluirse para no exceder las quince líneas recomendadas? ¿Cómo hacerla corta y eficiente?

Respuesta: usar la pirámide invertida

De hecho, como regla general, el llamado modelo de escritura de pirámide invertida funciona bien con un correo electrónico.
¿Por qué? Porque el principio de la pirámide invertida es que la información más importante es lo primero. Todos los demás vienen después.

Pero muchos estudios muestran que la primera frase es la única que será leída con seguridad por su destinatario . Las siguientes frases, sólo las leerá si tiene tiempo o si está particularmente interesado en el asunto del correo electrónico. En otras palabras, el destinatario de su correo electrónico seguramente apreciará un correo electrónico escrito de acuerdo con los principios de la pirámide invertida!

¿Cómo funciona?

  • La información más importante es la que responde a la pregunta ¿QUÉ?
  • Entonces ven CUANDO? y O ? .

En un correo electrónico, la información sobre el POR QUÉ y el CÓMO es a veces útil, raramente indispensable.

La información más importante es lo que quieres que tu destinatario recuerde : el hecho destacado, la conclusión o los resultados obtenidos. Todo esto debe aparecer en a principios de mayo l, idealmente en la primera frase, un mínimo en el primer párrafo (por supuesto siempre que sea de dos o tres líneas de largo).

Por lo tanto, es contraproducente poner información importante al final de un correo electrónico (obviamente, es aún más contraproducente si el mensaje es largo).

La pirámide invertida fue originalmente una técnica de escritura periodística. Dar el «mensaje esencial» de inmediato es el cebo que atrapa al lector y le hace leer el resto del artículo. A continuación, la información sigue en orden descendente de importancia. La idea es que si esta información no se lee, no genera la comprensión del mensaje esencial.

Dicho esto, la comparación termina aquí. Un artículo de periódico es largo, a veces muy largo. No seas tan ambicioso con un e-mail. Porque, por su propia naturaleza, un correo electrónico profesional debe ser lo suficientemente corto para ser rápido de leer.

Dos ejemplos de correos escritos con esta técnica

La información principal está en la primera frase. La propuesta de venta es la información importante, porque eso es ciertamente lo que el cliente espera. Por otro lado, un mal punto: el error ortográfico en «nextS».
La información principal está en la parte superior del mensaje. En unos pocos segundos, el lector tiene la información principal. El resto del correo electrónico, lo leerá o no dependiendo de su interés en el tema.

Y para terminar (por ahora) con los ejemplos …

Una pequeña historia sobre un (genuino) correo electrónico que fue «mal» leído… y luego olvidado (¡al menos por mí!).

¿Por qué se leyó mal el correo electrónico? Porque la primera frase no le interesaba al receptor (que era muy consciente del calor).

Sin embargo, la mirada del receptor fue atraída por la lista inteligente, que escaneó con una mirada. Con una pregunta: » ¿Pero por qué, me dicen eso? »

Se ha omitido el mensaje esencial (resaltado en amarillo): el cartel no se ha exhibido. Falló el objetivo de la comunicación.

Aquí hay otra forma de decir lo mismo.

Excepto que lo esencial está en la primera frase. El hecho de que el receptor lea o no el resto es en última instancia irrelevante. Lo esencial se transmite: mostrar el anexo.

Lo que hay que recordar

En términos generales, en unas pocas líneas, tu correo electrónico debería..:

  • responder imperativamente a la pregunta ¿Qué? [ ¿De qué se trata? ¿Cuáles son los hechos? ]
  • según el mensaje de las preguntas ¿Cuándo? [ Fecha o período preciso ] y/o ¿Dónde? [ Donde está el tema, donde está ocurriendo el evento ]
  • a veces a las preguntas qué ¿Cuáles son las circunstancias, cuál es el contexto de este evento? ] y ¿por qué? [ ¿qué causas han llevado a este «evento»? ]

 

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