Un correo electrónico profesional, bien escrito y exitoso es un correo electrónico cortés. - Guía 2020

Así es como es: en estos días, hay pocos días en los que no tenemos que escribir correos electrónicos profesionales. Esto no significa que escribir un e-mail profesional sea tan fácil. Obviamente no hay una receta milagrosa; sin embargo, sí hay algunas reglas importantes a seguir para escribir un correo electrónico profesional exitoso .

No escribes un e-mail como si hablaras. Pero tampoco lo escribes como una carta de la compañía. Así que hay un punto intermedio entre la falta de formalismo de la primera y el requerimiento de formalismo de la segunda.

A partir de mi propia experiencia profesional (ver artículos aquí y aquí) con pero también de libros que he leído sobre este tema, un correo profesional exitoso combina tres cualidades principales:

  • Es cortés .
  • Es conciso .
  • Es convincente .

Este post está dedicado a los códigos de cortesía específicos de los correos electrónicos . Las cualidades de concisión y convicción serán el tema de mis próximos cargos.

Un correo de cortesía es un correo con una fórmula de llamada al principio y una fórmula de cortesía al final .

Ambos deben ser elegidos de acuerdo con la relación, el grado de conocimiento entre el remitente y el destinatario. El mundo de los negocios está codificado. Cuanto mayor sea la distancia jerárquica o cuanto mayor sea la apuesta, mayor será el apoyo a la fórmula.

Les propongo a continuación tres tablas de resumen sobre el buen uso:

  1. Fórmulas de llamada
  2. Fórmulas de cortesía
  3. De la firma

1.fórmulas para llamar a un correo profesional exitoso

Llama a la Fórmula
Para ser usado…
Hola,
– Con gente con la que no te relacionas particularmente pero que conoces. Es una fórmula muy cercana al lenguaje hablado. Por lo tanto, no lo uses con alguien que no conoces en absoluto.
Hola a todos,
– Cuando el correo electrónico incluye un gran número de destinatarios y el mensaje es mayormente informativo.
Hola + nombre ,
– Cuando el destinatario es un colega o una persona con la que se intercambia información regularmente
Nombre
Cuando se trata de una persona que conoces personalmente y con la que estás en contacto regularmente.
Señora + nombre ,

Señor + nombre ,

En una relación muy formal con alguien que no conoces…
Señora,

Señor,

También en una relación formal, cuando no sabes el nombre de tu destinatario.
Señora, Señor,
Si no sabes si el receptor es un hombre o una mujer…
Sr. Director, Sra. Prefecto, Sr. Alcalde, Sra. Vicepresidenta de la Aglomeración
Cuando el destinatario tiene un título particular y es este título el que se dirige.

2. Fórmulas de cortesía de un correo profesional exitoso

Llama a la Fórmula
Para ser usado…
Atentamente
Fórmula adaptada a la gran mayoría de los casos (sin riesgo pero que puede parecer un poco seca).

Atención » Cordialmente » traduce una mayor proximidad que con » Cordialmente «.Tiene la desventaja de ser usado en exceso. Aquí hay algunas alternativas interesantes.
Atentamente
Cuando conoces al destinatario y no es tu primer intercambio.
Significa «a su servicio»
Amistades
Si conoces muy bien al destinatario y tienes contactos privilegiados.
Atentamente
Escribir a alguien que no conoces o que nunca has conocido.

Formulario para los correos electrónicos de solicitud al final de una carta de presentación: » Por favor, acepte, señora, señor, mis sinceros saludos «.

Saludos cordiales
Si no conoces muy bien a la persona con la que hablas, pero este no es tu primer intercambio.
Saludos respetuosos Respetuosamente
Cuando no lo conoces personalmente o si es de un alto rango jerárquico
Saludos cordiales
Cuando eres infeliz y el correo está abiertamente frío…

3. Firmas a privilegio para un correo profesional exitoso

Llama a la Fórmula
Para ser usado…
Nombre
Entre personas que se conocen
Nombre + apellido
Para un intercambio más formal
Bloque de firma «empresa»
En la medida de lo posible, es una fórmula sin riesgos.

Cortesía, es también cuidar su ortografía , respetando las reglas sintácticas y gramaticales. Nunca pierda de vista el hecho de que para la mayoría de los lectores en una situación profesional, las faltas de ortografía muestran una falta de respeto. Por ejemplo, he escuchado muchas veces comentarios como: » él podría haber leído » (implícito » no debo ser lo suficientemente importante para él «).

Nos vemos pronto para mi próximo artículo sobre el tema: un correo profesional exitoso es un correo conciso .

He tratado de mostrarle que la cortesía es una de las cualidades que se esperan de un correo electrónico profesional exitoso y cortés. Pero, ¿qué piensas?

 

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