¿Cómo escribes un correo electrónico que muestra que no eres un profesional?

Este post complementa el que ya he escrito sobre los correos electrónicos en un contexto profesional. Nótese que se inspiró directamente en un comentario de un usuario de Internet. ¡Gracias a ella!

Escribir un correo electrónico profesional se ha convertido en un acto muy común.

El correo es tan simple y fácil que uno casi olvidaría que es antes también una herramienta de comunicación profesional . Y quien dice herramienta de comunicación profesional dice escribiendo códigos que deben ser respetados . El correo, detrás de su aspecto amigable y convivencial, tiene el suyo propio: un estilo de escritura vivo, claro, eficiente… y convencional. En resumen, profesional.

Sin embargo, rara vez uno se ha tomado tanta libertad con la escritura profesional como con el correo electrónico. Tanto es así que demasiado a menudo olvidamos que el incumplimiento de los códigos de escritura de un correo electrónico apunta, en el mejor de los casos, a nuestro amateurismo y en el peor, a nuestro » Estoy confuso «.

Tanto los socios externos como los colegas internos: se «mayle» más rápido que el teléfono.

Escribir un mal correo electrónico: 9 de los errores más molestos en un contexto de trabajo

1. Escriba sólo en el asunto del correo, dejando el cuerpo del texto vacío . Bien dispuesto, su interlocutor pensará en una omisión. De lo contrario, pensará que no fue realmente un receptor.
Para la prueba, ver el intercambio – auténtico – más abajo.

2. Escriba el comienzo del correo en el asunto del mismo y el final en el cuerpo del texto . En el mejor de los casos, esto molestará al lector que se verá obligado a abrir el correo para recibir el resto de su mensaje. En el peor de los casos, tu lector pensará que no sabes la diferencia entre el sujeto y el cuerpo del texto (¡super-imagen tuya!).

3. No escribas nada en el asunto del correo . Es casi seguro que no se leerá… O se leerá con molestia porque su interlocutor se verá obligado a abrirlo para conocer el contenido.

4. Dar un objeto de correo borroso : » continuación «, » noticias » que no proporciona ninguna información sobre el tema a tratar, y menos aún sobre su importancia o urgencia.jemplo:

5. Escriba URGENTE aunque no lo sea. Si todos sus correos electrónicos son indiscriminadamente urgentes, su credibilidad se verá afectada.

6. Zap palabras y frases. Los que están al principio del mensaje » Hola «, » Hola Señor» , » Martin ,» ; y los que están al final, como: » Le agradezco de antemano «. No sólo es descortés, sino que también significa olvidar que el correo electrónico no aniquila las distancias jerárquicas.

7. Escriba un correo electrónico en mayúsculas . Una frase entera escrita en mayúsculas es difícil de leer para nuestro cerebro. Además, según la netiqueta, significa que estás gritando a la persona con la que estás hablando.

8. Escribir demasiado . Por un lado, porque el correo no es una carta (si realmente tienes que escribir una carta, ponla como anexo), y por otro lado porque muchos correos se leen en un smartphone. Más allá de 30 caracteres, es improbable que sea leído por un destinatario apresurado.

9. Muestra tus emociones con expresiones en rojo vivo subrayadas con signos de exclamación. Su uso puede ser percibido como una agresión.

Cómo escribir un correo: las 6 preguntas que hay que hacerse antes de pulsar «enviar»

1. ¿He comprobado el nombre(s) del destinatario(s)? ¿O sólo copié y pegué?

2. ¿He comprobado que he adjuntado el adjunto ? Un segundo correo electrónico titulado » Y aquí está el archivo adjunto » o peor » ¡Uy! Aquí está » siempre deja una impresión de aficionado.

3. ¿He vuelto a leer mi correo ? La mala ortografía y las frases nebulosas siempre dan una mala impresión. Si es un correo electrónico externo, indicará una falta de profesionalidad. Si se trata de un correo electrónico interno, puedes estar seguro de que tienes un colega que lo notará (o que se lo dirá a tus otros colegas).

4. ¿He especificado en el cuerpo del correo electrónico por qué estoy reenviando (» forward «) una conversación repitiendo todos los intercambios de correo electrónico desde el principio? ¿O confío en que mi destinatario los lea todos de nuevo para entenderlo por sí mismo? Siempre se puede esperar eso (excepto, por supuesto, si es un correo electrónico de alto alcance estratégico).

5. ¿Es necesario que responda «a todos» ? Especialmente si mi correo de respuesta es realmente sólo sobre el remitente…

6. ¿Es realmente necesario que ponga los destinatarios en » copia ciega «. Si por desgracia, el destinatario en copia oculta responde «a todos», el destinatario o destinatarios originales descubrirán la existencia de este destinatario en copia oculta. Malo para él y malo para la imagen del remitente. ¡Ese soy yo! Me arriesgo a pasar por el que «ajusta sus cuentas a escondidas».

La conclusión está en una palabra: atención . Los correos electrónicos son ciertamente parte de la rutina diaria. Excepto que en un contexto profesional, esta rutina puede tener consecuencias molestas para un remitente desatento. ¿Por qué? Porque una vez que se envía el correo electrónico, perdemos el control sobre el mensaje y su proceso de seguimiento . Por lo tanto, nunca se sabe con seguridad quién recibirá un correo.

Bajo su aparente facilidad, escribir un correo electrónico requiere atención, porque sigue siendo una escritura profesional. En otras palabras, un mensaje que se puede seguir.

Así que, antes de hacer clic en «enviar»: para, piensa, lee de nuevo y comprueba.

Y antes de dejarte…

Otra forma de no dar la imagen de alguien profesional

Como suele ocurrir, una ilustración vale más que mil palabras:

Escribes un correo electrónico profesional usando la carta gráfica de tu compañía. Si no hay ninguna, se utiliza una fuente y diseño estándar. No hay necesidad de aspirar a la originalidad a toda costa… A riesgo de sonar algo inmaduro (como arriba).