¿Cómo escribir un e-mail profesional?
El correo electrónico es una forma de comunicarse con extraordinaria simplicidad, rapidez y eficiencia. Se ha convertido en el medio más utilizado para los intercambios profesionales de todo tipo. Debido a que el correo (o correo electrónico o e-mail) es menos formal que la carta, a veces olvidamos que debe respetar un cierto número de reglas de uso .
Así que aunque el estilo de un correo electrónico sea más fácil de usar, o incluso más ligero, que el de una carta profesional, sigue siendo un documento de trabajo . Por eso, debe respetar algunas reglas de escritura .
La regla más importante es siempre la misma en cuanto a los documentos de trabajo: es el «perfil» del receptor lo que determina las elecciones editoriales.
El correo electrónico profesional requiere una comunicación de calidad: vocabulario preciso, texto conciso, solicitudes claras, ortografía impecable.
El asunto del correo: de 5 a 7 palabras como máximo
El tema es el texto que su destinatario leerá primero. Y por una buena razón, es la única línea que aparece al abrir el buzón.
Por lo tanto, el objeto debe ser atendido . Debe ser explícito , claro y corto , en relación con el propósito del correo electrónico (informar, notificar, invitar, incitar al destinatario a actuar). Debe permitir a su destinatario entender inmediatamente de qué se trata.
Idealmente, el asunto del correo electrónico es..:
- Una frase nominal (es decir, sin un verbo conjugado).
- Una frase sin artículo .
- Una frase sin palabras de enlace.
- Una frase de 5 a 7 palabras (una o dos palabras son insuficientes).
ejemplos:
«solicitud de información»
«informe del seminario ejecutivo».
«solicitud de una pasantía».
«Cancelación del entrenamiento de seguridad del 23 de marzo».
«Invitación a la Casa Abierta el 6 de junio de 2016».
«Mañana: apagado de la computadora de 8:00 a 10:00 a.m.»
Por favor, tenga en cuenta:
- Los mensajes de correo electrónico sin asunto suelen asimilarse a mensajes no deseados.
- Un correo electrónico sólo tiene un asunto.
¿Cómo se inicia un correo electrónico?
En otras palabras, ¿qué fórmula de llamada elegir? La fórmula de llamada son las primeras palabras del correo electrónico, las que permiten el contacto con el destinatario.
La fórmula depende de:
- ¿Conoce el remitente al destinatario o destinatarios por su relación con la persona o personas? Si es así, ¿un poco? ¿Mucho? No, en absoluto.)
- La situación de la comunicación: se sitúa en un contexto que puede ir desde muy formal (administración, jerarquía) hasta informal (colegas cercanos).
ejemplos:
Hola Juan (al hablar con un colega en el trabajo)
Hola Sra. (al hablar con un cliente)
Señora directora (al hablar con un superior)
Señor/Señora (cuando se habla con alguien cuyo nombre y título son desconocidos)
Obviamente con un colega amigo, el estilo del correo electrónico a menudo será cercano al de la expresión oral: «¡Hola, tú!».
Después de la fórmula de llamada, está la primera frase del correo. Esto debe tener un enlace obvio con el asunto del correo.
- Si el correo electrónico es un primer contacto con su destinatario :
¿Podría por favor enviarme una comunicación… br>
Encontrará adjunto un CV y una carta de motivación* …
Si no crees que sea posible, empieza con «I + verbo en tiempo presente»:
Por favor…
Me gustaría recibir información…
Permítame enviarle un currículum y una carta de presentación* …
- El correo electrónico es parte de una relación ya existente con su destinatario:
Como acordamos cuando nos conocimos,
Como continuación de nuestra entrevista, …
En nuestros últimos intercambios, …
*Ejemplos adicionales para el caso especial del correo de solicitud .
El cuerpo del correo: una pirámide invertida
Un esquema de pirámide invertida consiste en iniciar su texto con la información principal del mensaje . La información principal suele ser una repetición del asunto del correo electrónico. El resto de la información aparecerá entonces en orden descendente de importancia. ¿Por qué? Porque la primera parte de una frase se lee mejor que la siguiente . Así que en una frase de 40 palabras, retenemos el 30% de la primera parte y… ¡casi nada de la segunda!
En lo que respecta a la redacción, el principio que debe mantenerse es un párrafo por cada idea secundaria , con un máximo de cuatro párrafos para el mismo correo electrónico. Un párrafo tiene de 3 a 4 líneas .
El correo electrónico debe ser escrito:
- Con frases cortas .
- Con frases unidas entre sí por palabras de enlace .
- Con frases escritas en un lenguaje común y profesional : evite la jerga y la terminología demasiado técnica a menos que esté seguro de que está «en la misma longitud de onda» que su destinatario.
Tengan en cuenta que hoy en día, cada vez se leen más correos electrónicos en los teléfonos inteligentes. Entonces es seguro que la brevedad de las frases le dará más «comodidad de lectura» a su destinatario.
¿Cómo se termina un correo electrónico?
¿Es necesario utilizar el formulario de cortesía en un correo electrónico? Sí, es importante, al igual que en una carta comercial, incluir una breve frase de cortesía al final del correo electrónico. Olvidarlo podría ser visto como una falta de cortesía comprobada.
La fórmula debe adaptarse a la calidad de su destinatario y al contexto del intercambio (más o menos formal).
Así que, si » Tengan un buen final del día! » quiere terminar el correo electrónico a un colega, un » Best regards » o » Looking forward to see you again » será más apropiado para un correo electrónico a un superior o a un cliente (más ejemplos al final de este post).
Fórmulas cordiales como » saludos «, » besos «, » amistades «, » a más «, son exclusivamente para ser reservados para personas que conocemos particularmente bien.
Cuadro resumen de las formas más comunes de atracción y cortesía en el lugar de trabajo.
La firma
En general, en un contexto profesional, el software de correo electrónico está configurado para insertar automáticamente una firma personalizada al final de los correos electrónicos.
Si no es así, su firma debe incluir su nombre y apellido , así como un número de teléfono .
Y finalmente…
Nunca podremos decirlo lo suficiente:
- Presta atención a la ortografía y a la sintaxis de tus correos electrónicos. Incluso si un correo es menos formal que una carta, debe respetar las reglas.
- Evite los correos electrónicos escritos en mayúsculas : según la Netiqueta, las mayúsculas corresponden a las palabras gritadas (y por lo tanto totalmente inadecuadas en un contexto de trabajo).
- Los signos de exclamación, de interrogación y de suspensión deben utilizarse según las reglas tradicionales de puntuación. El «!!!!!!» o «??!!!!!» comunica tus emociones. A menudo son reemplazados por emoticonos (o smileys), o por los signos =) o -(, que son igualmente inapropiados en el lugar de trabajo.
- Evitar el subrayado : los términos subrayados son sólo para los hipervínculos.
- Olvídate de «CDLT» para los cordiales o «SLT» para los saludos, excepto con la gente que realmente (pero realmente) conoces muy bien. Para otros, esto puede ser percibido como una marca de rudeza.
- Y finalmente (¿en especial?), relee el mensaje y comprueba el/los destinatario/s antes de hacer clic en » enviar «.
El ejemplo perfecto de un correo electrónico fallido
La imagen de arriba (ciertamente no muy legible, pero quiero preservar el anonimato de mis fuentes!) es una captura de pantalla de un correo electrónico que recibí en mi buzón profesional. Es un buen ejemplo de un correo que pierde completamente su objetivo .
En pocas palabras:
- un cuerpo de texto demasiado largo : 3 páginas (fuente de 11 puntos, a un solo espacio), 962 palabras, 5199 caracteres sin espacios. El texto es entre 4 y 5 veces más largo que un correo electrónico.
- un objeto confuso : el tema del correo contiene dos temas, uno de más
- un objetivo de comunicación fallido : la parte más importante del mensaje (la que debería haber tenido un efecto en el comportamiento de los receptores) comienza en la 630ª palabra, es decir, en el último tercio del texto. Todo lo que hay antes es información… y eso es el 23 del correo electrónico.
¿Le sorprenderá saber que no he leído este e-mail hasta el final?
P.S.1. ¿Sabe usted:
- que con (sólo) tres niveles de escritura , podemos escribir el 80% de nuestros correos electrónicos profesionales de una manera clara, cortés y eficiente? Está aquí.
- que en un contexto profesional, a veces es necesario enviar un correo electrónico en Copia oculta invisible (cco)? Aquí está.
