¿Cuál es el plan de escritura para un correo electrónico efectivo?
¿El secreto del correo electrónico profesional efectivo? Un correo electrónico escrito en un estilo simple y eficiente.
Vale, una vez que digamos eso, ¿cómo lo hacemos? Sólo sé una respuesta: con un plan de escritura .
Sí, lo es. Por breve que sea, no se escribe un correo electrónico mientras se habla (incluso se desaconseja fuertemente en un contexto profesional). Es mejor escribirlo metódicamente. Y para eso, nada mejor que un correo especial » » plan de escritura «.
» Especial «porque el cuerpo de un correo electrónico no tiene más de diez líneas de longitud: la mayoría de los planes de nuestros ensayos y ensayos aprendidos en la escuela o la universidad son ineficaces. Es necesario utilizar un plan mucho más directo .
Comparto en este post, las tres inyecciones que uso más a menudo en un contexto profesional.
Su fuerza es la simplicidad de un esquema de organización de ideas que puede ser reproducido de un correo electrónico a otro. Sin embargo, hay que tener cuidado: puede ser necesario optar por un plan diferente en algunos casos concretos de comunicación.
¿Cómo funciona?
Escribir un correo electrónico se hace en dos pasos.
- Antes de escribir, me tomo el tiempo para hacer la pregunta: ¿Por qué estoy escribiendo este correo electrónico?
- Entonces, según mi respuesta a lo anterior, elijo mi plan .
Repasemos los detalles de nuevo.
¿Por qué estoy escribiendo este correo electrónico?
¿Por qué estoy escribiendo este e-mail? ¿Qué espero de esto? Esas son las primeras preguntas que deberías hacerte. Antes de que escribas algo. Porque nunca se escribe un e-mail profesional para nada: debe haber un objetivo de comunicación detrás de él.
Y cuando hay un objetivo de comunicación, hay necesariamente una naturaleza de relación específica entre el remitente del correo y su(s) destinatario(s).
Sin embargo, en un contexto profesional, esta relación será asimétrica (un vínculo jerárquico o un vínculo de obligación) o simétrica (un vínculo de iguales). Esto es importante porque, lógicamente, no se escribe a un colega como se escribe a un jefe de departamento. En la misma línea, no se escribe a su banquero de la misma manera cuando se está endeudado o cuando se ha ganado 100.000 euros en la lotería!
Probablemente a la pregunta » ¿Por qué estoy escribiendo este correo electrónico? «, su respuesta será, en la mayoría de los casos, una de las tres respuestas siguientes:
- Quiero que pida algo.
- Quiero que informe a sobre algo.
- Quiero Hacer que alguien actúe o reaccione a una interpelación Obtener una reacción.
En los dos primeros casos (solicitud de información), el remitente no espera que el destinatario tenga que dar una notificación.
Por el contrario, en este último, espera una reacción, en forma de respuesta (a menudo por correo electrónico de vuelta) o una acción específica que debe ser tomada por el destinatario.
Estoy pidiendo algo. Estoy esperando que mi petición sea ejecutada. Nada más.
Informo a de algo. Después, depende de los destinatarios recibir el mensaje (o no).
Quiero que actúen o reaccionen. En otras palabras, espero expresamente una respuesta, una reacción a cambio.
¿Qué pasa si no quiero informar, preguntar o conseguir una acción?
Si el objetivo de su mensaje no es informar, preguntar, preguntar, hacer hacer hacer actuar reaccionar, pregúntese si no sería más juicioso utilizar otro modo de comunicación en su lugar.
Por ejemplo, si su objetivo es convencer a su interlocutor con un argumento detallado o hacer una recomendación estratégica, la nota informativa o el informe será sin duda más apropiado que el correo.
El correo electrónico es, por naturaleza, el modo de comunicación preferido cuando se trata de transmitir contenidos breves y sencillos (si es necesario con un archivo adjunto).
Caso 1: Quiero preguntar algo
El correo se utiliza entonces para pedir (firmemente) e incluso ordenar una acción particular en un contexto donde hay una situación de fuerza.
Por ejemplo, en una empresa, esta es la típica situación en la que un directivo o un jefe de línea habla. O en el contexto de una relación cliente-proveedor.
Plan a seguir : solicitud de justificación
- Solicitud
Desde la primera línea, indique lo que quiere obtener : » Le pido… » o de una manera menos directa: » Le complacerá… «, o » Le agradezco que esté de acuerdo… «. La fórmula a utilizar depende de la relación que se tenga con el destinatario (siempre vuelve a la situación de comunicación).
Si su petición es sobre la aplicación de una decisión que se ha tomado, dígalo también en la primera frase.
- Justificación
Es un párrafo que «cuenta» un poco más acerca de por qué y/o cómo hiciste esta petición. ¿Cómo se produjo? ¿Qué justifica lo que se está solicitando?
Dependiendo del contexto (y de nuevo del equilibrio de poder con su destinatario), la justificación puede ser «zapateada».
- Ejemplos
Caso 2: Quiero informar a mi(s) destinatario(s) de algo
Un correo electrónico puede utilizarse para informar , es decir, para dar a conocer algo, para aportar elementos al conocimiento del destinatario.
Plan a seguir : informaciónexplicación
Concretamente:
- Información
La información principal responde a la pregunta: ¿qué es? Debe ser preguntado en la primera frase, en una o dos líneas. ¿De qué se trata? Simplemente porque los estudios estadísticos muestran que es la única frase leída por el 100% de los destinatarios del correo electrónico.
- Explicaciones
En un segundo párrafo se pueden dar explicaciones, que en realidad son información secundaria . En el contexto de un correo electrónico puramente informativo, serán útiles para comprender mejor el significado de la información dada. Pero no son indispensables.
- Ejemplos
Un correo electrónico a veces puede ser suficiente para una información principal. Una vez más, todo depende del contexto de la comunicación y de la naturaleza de la relación entre el remitente y el destinatario.
El plan de información-explicación puede hacerse más legible fácilmente con una lista de viñetas.
Caso 3: Quiero obtener una reacción Llamo a una reacción
Este tipo de correo llama al destinatario con el fin de hacerle actuar o reaccionar . Luego apunta a resolver un problema o a responder a una necesidad en el contexto de una situación particular .
Hay que tener en cuenta que el objetivo de este tipo de correo es que el destinatario responda a la petición en la dirección deseada del remitente… De ahí un plan un poco más desarrollado.
¿Porque estás esperando una respuesta? Entonces también podría animar a su receptor. Para ello, es mejor ayudarle a entender de qué se trata la situación (o incluso a medir lo que está en juego) preguntándole por la situación de partida. Sólo una vez que se haya planteado la situación, se formulará la pregunta.
Plan a seguir : Evento generador – acción – más información
- Fait générateur
Describimos en una frase el hecho o hechos generadores en el origen de la información transmitida por correo electrónico. La situación de partida, aquella de la que surgió un problema o la que da lugar a una necesidad particular.
- Acción
La acción está aquí la acción solicitada . ¿Qué esperas a cambio? Dilo clara y simplemente, en una frase.
- Más información
Estas son algunas líneas que aclaran el significado de la acción solicitada: lo que la justifica, las posibles repercusiones o la importancia del asunto en cuestión en esta situación.
Este párrafo sobre la explicación es opcional: está relacionado con el contexto de la comunicación del correo electrónico (y de nuevo con la relación de poder con su destinatario).
- Ejemplos
Recuerda, un plan es un plan. Y que un plan permite flexibilidad. Por ejemplo, a veces puede ser necesario «fusionar» dos horarios.
En el ejemplo que figura a continuación, el correo da una información importante ( cambio de fecha ). Luego expresa una petición que será difícil de evitar ( llegar a las 9:00 am ).
Ahora estás listo para escribir tus correos electrónicos siguiendo el plan de mini-escritura adaptado. ¡Lo hagas o no, házmelo saber! Porque siempre hay espacio para mejorar.
