¿Cuál es el plan para una carta de negocios?

La carta de negocios establece una relación formal entre las personas. Es una forma muy común de escritura, que por lo general tiene un solo propósito. Una carta de negocios es una, excepcionalmente de dos páginas.
Una concisión que tiene una ventaja: una carta profesional siempre sigue el mismo plan … obviamente con algunas variaciones según su objetivo. Sin embargo, desde una simple solicitud de información hasta una solicitud a través de una reclamación o un acuse de recibo, el plan básico de la carta comercial sigue siendo el mismo .

Pasado y futuro: el clásico pero aún efectivo plan de cartas de negocios

Un plan que siempre funciona: pasado, presente, futuro

Pasado, presente y futuro son el tríptico del plan cronológico. Simple y efectivo. Ya sea que escriba para cuestionar, informar, explicar o persuadir a su lector, este plan de cartas profesionales siempre será relevante. ¿Por qué debería ser relevante? Porque sigue un orden lógico .

Fase 1 del plan: el tiempo pasado

Cuando escribes una carta, a menudo es porque algo sucedió antes :

• • una carta recibida
  • una reunión
  • una visita
  • una entrevista telefónica

… en resumen, un «evento» (una de cuyas definiciones es «un hecho al que conduce una situación»), por así decirlo. El objetivo de esta primera parte de la carta es un recordatorio de los elementos que justifican el envío : el contexto o los elementos que describen la situación. Este recordatorio de los hechos suele estar contenido en una sola frase, idealmente construida en subfrases.

– He recibido su carta informándome …br>
– Acusamos recibo de …

– Nos dijiste sobre…
– El anuncio publicado en el periódico XXX (referencia 12345) me llamó la atención.
– El examen de su cuenta revela…

En el caso de casos particulares en los que no existe un tiempo pasado real, el primer párrafo es más bien una presentación de sí mismo, de su establecimiento, de su acción. Por ejemplo:

• • una solicitud de información o una propuesta de servicio

– Especialistas en seguridad, nosotros …

– Con el fin de estar lo más cerca posible de nuestros clientes, hemos lanzado …

– Tenemos el gran placer de anunciar que hemos reservado para nuestros clientes …

• • una solicitud no solicitada (pasantía o trabajo)

– Titular del diploma de…

A partir de este primer párrafo, el receptor debe comprender la situación o el problema.

Fase 2 del plan : el presente

Es esta situación del pasado la que justifica que se escriba la carta ahora . Con esta carta, tenemos un (a veces varios) objetivo(s): argumentar, informar, explicar, cuestionar.

Esta parte «actual» podría resumirse en una sola frase o ser un párrafo completo, según la complejidad de la situación.

– La factura n°1234 de fecha XX no se paga

– Nuestra organización también tiene la ventaja de…
– Nos sorprende que el trabajo no haya comenzado, cuando la fecha acordada…

Fase 3 del plan: el futuro

Esta parte informa de las consecuencias que vendrán. Así que..:

• • • o anunciamos lo que los carteros vamos a hacer,

– Te envío, hoy, los artículos solicitados

– Vamos a proceder con el reemplazo idéntico de …

– Le invitamos a venir al mostrador

• • o expresamos un deseo: pedimos o animamos a nuestro lector a actuar o reaccionar.

– Le invitamos a presentarse en el mostrador

– Por eso le pido que traiga a su experto lo antes posible para…
-Contamos con su diligencia para restaurar la situación

El objetivo, que es el verdadero mensaje de la carta, puede – posiblemente – ser apoyado por un argumento:

– Usted querrá regularizar su situación lo antes posible, [objetivo] de acuerdo con las disposiciones generales y específicas de su contrato. [argumentación]

– ¿Puede arreglar que me entreguen lo antes posible? Le recuerdo que la entrega oportuna es parte de sus condiciones de venta.

¡Siempre termina tu carta de negocios con una frase cortés!

Una carta de negocios siempre termina con un saludo cortés. De hecho, lo más frecuente es que sea una fórmula doblemente educada, con..:

• • una expresión, una fórmula de «pre-conclusión», que hace la transición entre el cuerpo de la carta y la fórmula de cortesía real. La mayoría de las veces es una fórmula de cortesía, que aporta un toque de cordialidad:

– Gracias de antemano por …

– Nos disculpamos por las molestias.
– Quedo a su disposición para intercambiarlos durante una reunión.
– No dude en ponerse en contacto con nosotros para …

– Esperamos que esta oferta cumpla con sus expectativas, y quedamos a su disposición para cualquier información adicional.

• • un saludo:

– Atentamente, Señor/Señora.
– Por favor, crea, señor, en la expresión…
de nuestros mejores sentimientos.
– Atentamente.

Ventaja del plan cronológico : (relativa) simplicidad de la escritura y simplicidad de la lectura. Por otro lado, no es adecuado para contenidos complejos o documentos largos.