Cuatro reglas para una escritura efectiva

¿Y si escribir bien también se tratara de aplicar algunas reglas básicas? Hoy, les propongo ver o revisar cuatro reglas de una escritura de trabajo eficiente.

Un texto de calidad es una herramienta de trabajo eficiente para su destinatario. El destinatario debe comprender inmediatamente cómo le concierne el mensaje. Para ello, debe ser capaz de leer rápidamente el texto y en comprender fácilmente el significado.

Para ello, es particularmente importante respetar estas cuatro reglas de un documento de trabajo:

1. Escriba correctamente
2. Escriba concisamente
3. Escriba simplemente
4. Escribir lógicamente

Regla de escritura eficiente N°1: escribir correctamente

Un estilo claro respeta el código de comunicación común al emisor (tú, yo) y al receptor (el lector). Este código requiere el cumplimiento de cuatro criterios:

• La sintaxis , es decir, el orden de las palabras y la construcción de las frases (sujeto, verbo, complemento).
• El uso de un vocabulario adaptado (sin jerga) y de uso común. Las palabras comunes son fáciles de descifrar. Cuanto más eficazmente decodifique el lector, más comprenderá; cuanto más comprenda, más se le animará a leer.
• La ortografía léxica (la de la escritura de las palabras) y la ortografía gramatical (los acordes que identifican claramente las funciones de las palabras en la oración).
• La puntuación , es tan importante como la organización lógica de los elementos de la frase. Estos pequeños signos son otras tantas convenciones que facilitan la comprensión de un texto: presentan, separan, cortan, aíslan unidades en una frase o en un texto (véase mi post sobre la puntuación aquí).

Las frases largas alargan la palabra escrita. ¡Esto desalienta al lector que tiene que leerlos por obligación profesional!

Regla de escritura efectiva No. 2 : escribir de forma concisa

Un texto es conciso cuando expresa una idea o conjunto de ideas en un mínimo de palabras. Las frases largas son indigestas para el lector. Por lo tanto:

• eliminar las frases enteras que no añaden nada nuevo, o
• reducir parte de la frase sustituyendo palabras innecesarias.

Ejemplo
– Se adjunta una propuesta de mejoras que se pueden realizar en nuestra línea de producción para reducir el número de productos con defectos .
Propuesta de reescritura
– Se adjunta una propuesta de mejora de nuestra cadena de fabricación con el fin de reducir el número de productos con defectos.

Una cosa sencilla para «escribir concisamente»: evitar las banales fórmulas de calderilla .

Como ejemplo, esta frase que tan a menudo se encuentra en el correo comercial y administrativo:

Fórmula para evitar
– Acusamos recibo de su carta de la octava corriente, relativa al expediente citado en la referencia [variante: archivo de referencia anterior ] , cuyo contenido ha llamado toda nuestra atención .

Una frase como esa sería más efectiva:

Propuesta de reescritura
– «Como continuación de su carta del 8, nosotros…»

seguido de un verbo que caracterizará la acción realmente realizada.

Un documento de trabajo siempre tiene un propósito: contribuir a la información o la acción del destinatario del mensaje.

Recuerde que las frases concisas son frases de 15 a 22 palabras, el número óptimo para el proceso de memorización inherente a la lectura. Averigua más sobre ello.

Regla de escritura efectiva N° 3: escritura simple

La simplicidad es la cualidad de lo que se compone de pocos elementos y es fácil de entender. Respetar el principio de una idea por frase . Demasiadas divisiones y subdivisiones dentro de una frase pueden confundir al lector. Una sola idea principal enunciada en varias frases sencillas hace que el párrafo sea fácil de entender.

• Escribir frases cortas . No insisto, ya he hablado de ello aquí y allá. Pero no lo conviertas en una regla no negociable . Es perfectamente posible colocar una frase de 25 palabras en medio de fases más cortas… Con dos condiciones: respetar el principio previamente establecido de una – y sólo una – idea por frase y asegurar la secuencia lógica de las frases utilizando palabras de enlace por ejemplo.
• Coloca un verbo conjugado en cada frase. Es el verbo conjugado el que da sentido a la frase. Por eso el lector siempre intenta localizar el verbo, lo que le permite visualizar la acción más rápidamente.

Frases nominales como: » ¡qué historia para un simple error del IVA! » o » Me escribes no habiendo recibido tu paquete. Qué sorprendente. De hecho, es…» deben ser evitados: no expresan una acción sino una emoción. Sin embargo, el tono de un documento de trabajo debe seguir siendo objetivo y factual.

• L alisa el verbo cerca de su sujeto y sus complementos . Para esto, nada reemplaza la construcción sintáctica: sujeto +verbo +complemento . De hecho, al colocar las palabras en este orden se facilita la comprensión del mensaje porque el lector puede establecer fácilmente el papel de cada palabra: ¿Cuál es la acción? ¿Quién hace la acción? ¿Cómo se lleva a cabo la acción?
• Acercar el pronombre relativo a su antecedente. Para mayor claridad, el antecedente debe preceder generalmente al pronombre relativo inmediatamente. Por el contrario, un pronombre relativo lejos de su antecedente causa ambigüedad en la lectura.

Ejemplo
– Aprovecho esta oportunidad para recordarles que el problema en el pedido del Sr. W se debe a mi reemplazo en ese momento, que tuvimos que resolver a nuestra costa.

El lector tal vez necesite releer el pasaje para cerciorarse de que ha comprendido a qué palabra se refiere la » que » en la propuesta relativa que acaba de leer (al problema en el orden y no a la sustitución en ese momento).

• Haga párrafos . El párrafo agrupa una o más frases sobre el mismo tema , sobre la misma idea central . Lleva una unidad de significado que facilita la comprensión de un texto escrito.

Regla de escritura efectiva No. 4: escribir un texto coherente

La consistencia del texto promueve la comprensión por parte del lector . La escritura es coherente cuando el lector progresa a través de un texto que sigue un orden lógico y sin contradicciones.

• El orden lógico permite no perder al lector en su escritura, no perturbar su concentración por elementos que no se «siguen» mutuamente. Usa los conectores para esto. Estas palabras de enlace aseguran la cohesión del texto al indicar explícitamente las relaciones de orden lógico entre las frases.

Ejemplo
– Con la huelga de trenes, los trabajadores tuvieron que tomar sus coches y llegaron tarde.

Una frase como esa sería más efectiva:

Propuesta de reescritura
– Debido a la huelga de trenes, los trabajadores tuvieron que tomar sus coches. Llegaron tarde por lo que la conferencia comenzó a las 15:00 en lugar de las 14:00.

• Cualquier contradicción va en detrimento de la coherencia del texto . Producir un texto no es sumar oraciones, deben estar unidas por ideas que concuerden entre sí. La información no debe ser contradictoria de una frase a otra, sino que por el contrario debe estar relacionada entre sí.

Ejemplo
– Tendrás que traer tu ordenador para un intercambio estándar . De acuerdo con nuestra política comercial, le daremos una nota de crédito del importe de su compra, para ser utilizada en toda nuestra tienda.

Hay una contradicción obvia entre las dos frases. ¿Qué debe entender la persona a la que se dirige este mensaje: que la tienda realizará un intercambio estándar (frase 1) o le dará una nota de crédito (frase 2)?

Ahí lo tienes. No me extenderé en estos cuatro principios de la escritura en el trabajo: corrección, simplicidad, concisión y coherencia. Cada uno de ellos ha sido objeto de mucha investigación y no voy a insultar a sus autores diciendo que los resumen en una entrada de blog.
Queda que la corrección sintáctica y léxica , la simplicidad , la concisión y la coherencia hacen que sea la eficiencia de un escrito . Y esta eficiencia testifica la competencia profesional del autor del escrito. En un contexto profesional, esto es lo esencial.