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¡Cuidado con el mensaje de ausente en tu buzón!

En la continuación de los mensajes dedicados a la redacción de correos, me interesan hoy los mensajes de ausente automáticos de nuestros gestores de correo. Estos pequeños mensajes están entre los escritos de trabajo más modestos que existen. Sin embargo, pueden hacer mucho daño a la imagen de su autor o de su empresa.

Establecer un mensaje de ausente antes de irse de vacaciones o de vacaciones es un acto profesional . En efecto, este correo enviado automáticamente por el programa de correo electrónico (Gmail , Outlook , etc. lo propone) permite :

  • Notifica a todos tus compañeros de tu ausencia,
  • Dígales la fecha de su regreso de su ausencia,
  • Deje la información de contacto de un colega para una emergencia.

En resumen, escribir un mensaje de ausente es un acto de comunicación profesional .

Entonces, imagina al jefe del responsable de formación que envía una notificación formal a los empleados de la empresa y recibe esta respuesta automática:

Un mensaje de ausente, ciertamente breve y conciso… pero que debe ser revisado en términos de contenido (información inútil), estilo (demasiado familiar) y forma (mayúsculas, ortografía).

Evidentemente, esta persona escribió su mensaje para sus colegas de trabajo pero sin pensar ni por un momento que su mensaje podría ser leído no sólo por su jerarquía sino también por los socios externos de la empresa. Pero aquí está completamente equivocada:

  • El auto-respuesta ha sido mal configurado : todo el mundo, dentro o fuera de la empresa lo recibe. Por lo tanto, el mensaje debe adaptarse a todos los públicos. Sin embargo, es posible, especialmente con Outlook, configurar dos mensajes separados. Uno en respuesta a todos los correos que vienen de la red interna y el otro para los correos que vienen del exterior.
  • El mensaje contiene información inexacta, y por lo tanto inútil . En efecto, ¿Cuál es el interés de la redacción: » Estoy ausente de esta noche «? Podemos imaginar que el destinatario que va a leer este mensaje tendrá dificultades para salir con este «esta noche».
  • El tono del mensaje es a la vez demasiado familiar y demasiado casual . Revela el estado de ánimo de una empleada que está tan feliz de irse de vacaciones que pierde toda la decencia hacia sus colegas. Para decirlo claramente: una pena para los que se quedan y que tendrán que manejar sus archivos en su ausente.
  • No hay mayúsculas al principio de las oraciones y hay un error ortográfico muy grande. Esto refuerza la idea de que estamos tratando con un empleado al que no le importa la imagen que envía a sus colegas y socios.

La activación de un mensaje automático desde su buzón en caso de ausente es una verdadera marca de profesionalidad .

Es mejor optar por un mensaje de ausente convencional

Activar su mensaje de ausente es importante. De lo contrario, parecería particularmente descuidado hacia todos aquellos que intentarán en vano llegar a usted sin entender por qué no les responde.

Dicho esto, si vas a escribir un mensaje de ausente, es mejor que te ciñas a un estilo convencional.

Un mensaje de ausente es un texto corto y preciso, que debe contener la siguiente información:

  1. Estoy ausente (e) desde esta fecha hasta la presente.
  2. No leeré tu mensaje hasta que vuelva .
  3. En caso de emergencia (o necesidad), póngase en contacto con el Sr. xxxx seguido de la dirección de correo electrónico de la persona. El correo electrónico es a menudo preferible al número de teléfono, ya que será menos intrusivo para su colega.
  4. Firma (o nombre y apellido).

Obsérvese que las fórmulas de cortesía, como » Hola » y » Atentamente » no son necesarias en este tipo de mensaje.

Como habrán notado, un mensaje de ausente no tiene una originalidad particular. Sólo es efectivo, es decir, útil para la persona que lo va a leer.

Por supuesto, puede elegir ser efectivo con un mensaje más insólito, incluyendo una cita humorística o filosófica. Puedes usar los que he leído aquí. Muy bonito, pero no estoy seguro de que el mundo de los negocios esté preparado para aceptar mensajes tan inusuales.

 

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