Estrategias de lectura para un documento profesional

¿Escribir es parte de su vida profesional? ¿Y le gustaría asegurarse de que su destinatario no se pierda ninguna parte importante de lo que ha escrito?
Para eso, hay una cosa que hacer, y una en la que no pensamos lo suficiente: anticipar la estrategia de lectura de su lector. Esta es, en efecto, la mejor manera de asegurarse ser leído. En pocas palabras: ¡Dime cómo lees y escribiré para ti!

Debes saber que un lector no lee una novela, una página de una revista de la misma manera que «lee» un anuario o un documento profesional. Conocer estas estrategias de lectura significa dar más oportunidades a nuestra escritura profesional para alcanzar su objetivo (un documento de trabajo es un acto de comunicación).

No perdamos de vista el hecho de que el lector que nos interesa está en una situación de trabajo: está leyendo su documento porque se ve obligado a hacerlo por sus deberes o responsabilidades. Y además, si usted – como yo, por cierto – ha escrito profesionalmente, es bueno porque también es parte de nuestras propias responsabilidades profesionales. Así que lo que nos interesará en este post es entender la estrategia de un lector en un contexto profesional .

¿Cuáles son las diferentes estrategias de lectura?

Creo que la forma más sencilla de responder a esta pregunta es reproducir esta tabla de François Richaudeau: muestra que cualquier lector no nativo adapta su estilo de lectura al tipo de documento que tiene delante.

En la práctica, esto demuestra que el ojo del lector tiene una aprehensión diferenciada de » Harry Potter «, el periódico » el paín «, » El potencial infinito de la física cuántica «, la carta de presentación de un candidato… ¡o los horarios de su tren en un día de huelga de RENFE!

Esta tabla muestra que la lectura de un documento es..:

• O bien integral : el lector lee cada palabra, de ahí la necesidad de dedicarle mucho tiempo. La lectura integral envía mucha información al cerebro, desordenando la memoria con muchos detalles.
• O bien parcial : el lector selecciona la información interesante. Esto le permite leer rápidamente y concentrarse en la información esencial.

Como habrán comprendido, una escritura de trabajo, una escritura de utilidad se lee en modo » lectura parcial «. Por supuesto, a priori, toda la información de un escrito puede ser de interés para el lector. Pero, en un contexto profesional, no todos son esenciales para que el lector comprenda el significado y las expectativas del mensaje. Por ello, un lector profesional siempre establece una estrategia de lectura que le permite seleccionar la única información que le puede interesar o ser útil .

¿Cuáles son las estrategias de lectura de un lector profesional?

Intentaré descifrar algunas de estas estrategias de lectura: las que son tan comunes entre los lectores profesionales que sería un error ignorarlas en la forma en que escribes tu texto de trabajo. ¿Por qué estoy seguro de que son estrategias comunes? Simplemente porque te permiten leer más rápido: la mayoría de los lectores profesionales son lectores rápidos .

Por ello, en situaciones profesionales, el lector siempre opta por la lectura parcial (la lectura completa llevaría demasiado tiempo), se utilizan ampliamente dos estrategias de lectura:

• La estrategia de recuperación (o lectura de búsqueda parcial).
• La estrategia de desnaturalización (o lectura parcial selectiva).

El punto en común de estas estrategias es que tienen como objetivo localizar rápidamente una o varias informaciones esenciales, es decir sin leer un texto completo .

• Cuando el lector está en modo de búsqueda, sabe lo que está buscando y hace una lectura exploratoria: busca una información especial, ésta solamente e ignora todas las demás. La lectura de localización es típica de la lectura de una palabra en un diccionario o un nombre o número de teléfono en una guía telefónica.

• Cuando el lector está en modo skimming , el lector sabe más o menos lo que está buscando (pero no en forma de un término específico). El lector lee pocas palabras, pero las palabras leídas son pasajes importantes y/o información clave, que por sí sola le permiten captar el significado del documento. El descremado es el arte de leer sólo lo que es importante en un texto, es » la reducción del número de palabras leídas sin que la comprensión general del texto sufra « (Richaudeau, » Método de lectura rápida» ).

¿Cómo se juega en el seguimiento o en el skimming?

• En lo que respecta a la estrategia de recuperación , el lector utiliza la técnica de escaneo vertical , es decir, el ojo escanea un texto de arriba a abajo, a veces siguiendo el margen izquierdo y a veces el centro, según la información que se busca. Este tipo de escaneo es especialmente adecuado para la lectura de textos en columnas , como periódicos, revistas, etc. Por lo tanto, es muy eficaz para encontrar un nombre, una pista, una estadística.
  Ejemplo de un lector que busca a las personas que inspiraron a François Richaudeau :

El escaneo vertical está diseñado para obtener información precisa. François Richaudeau. Un homme-livre «, Hermès, La Revue 20122 (no. 63), págs. 226-227.

• En cuanto a la estrategia de descremado , el lector utiliza el escaneo diagonal .
  Con esta técnica, el lector recorre el texto rápidamente, de manera no lineal ; busca frases importantes , es decir, las que contienen información útil para la comprensión del texto. Para ello, su ojo va y viene de izquierda a derecha escaneando la página en diagonal o en zigzag para buscar palabras clave en el texto.Ejemplo de un lector que busca palabras clave para comprender la contribución de los estudios de François Richaudeau sobre la lectura :

Fuente: Nicolas Taffin, «François Richaudeau. Un homme-livre», Hermès, La Revue 20122 (Nº 63), págs. 226 y 227.

¿Qué es una palabra clave?

Según el contexto profesional, una palabra clave podría ser un nombre, una fecha, un concepto, un término profesional. A menudo, para «sentir» una palabra clave, el lector la buscará en la introducción y la conclusión . ¿Por qué? Porque cualquiera que sea el texto, la información más importante siempre aparece al principio o al final del texto .

• Una palabra clave también podría ser una frase de transición ( También debe considerarse, esto planteó, además, …) o palabras de enlace ( como, sin embargo, sin embargo, por lo tanto, etc .)
• Una palabra clave también puede ser una conjunción de subordinación, especialmente si marca una transición en el desarrollo ( porque …) o expresa un argumento ( por otra parte, sin embargo …).
• El signo de puntuación también puede ser señalado. Por ejemplo, el uso de » : » puede abrirse a una enumeración o a ejemplos, las comillas pueden significar que se reproducen las declaraciones orales; según el contexto, el lector optará por leer o, por el contrario, por «saltarse» las frases que contengan estos elementos clave.
• La palabra o frase clave actúa como una señal, como un «desafío» que detiene (o al menos frena) el escaneo visual y permite al lector leer unas cuantas frases en lectura completa .

De la exploración a la reproducción completa

Una vez que el modo de escaneo diagonal ha permitido a t reabrir rápidamente la información esencial del texto , el lector vuelve a la lectura completa. Es decir, lee en su totalidad lo que considera que es una frase importante (¡es importante porque hay una palabra clave en ella!).

Sin embargo, la lectura completa se limita a las frases importantes – o partes de las frases – (aquellas cercanas a las palabras clave). El lector entonces reanuda la búsqueda de nuevas palabras clave. No le interesan las frases de detalle , es decir, las frases que rodean a las frases importantes. Sólo proporcionan información adicional que es secundaria para la comprensión de las ideas del autor. Si es necesario, el lector volverá a ellos cuando tenga tiempo de leer todo.

Cada punto rojo marca una palabra o un grupo de palabras que el lector ha considerado necesarias para la comprensión del texto (lea sólo las palabras en negrita: son las ideas clave del texto necesarias para la comprensión general. El lector puede entonces elegir releer uno o más pasajes con más cuidado – lectura completa).

Las lecturas por escáner requieren práctica y entrenamiento para reconocer visualmente las palabras sin cortarlas en sílabas ni pronunciarlas, ni siquiera mentalmente. Esto no es tan obvio para nosotros, porque aprender a leer ha pasado por una fase de descifrar sílabas y luego palabras. Como resultado, la mayoría de los lectores siempre leen palabra por palabra, una palabra a la vez.
La mayoría de los lectores … Pero no los lectores profesionales que actúan como estrategas. Saben que cada texto está marcado con frases importantes que le dan significado; sólo son esas frases las que quieren leer (al menos al principio).

¿Por qué un lector profesional actúa como un estratega? Porque le permite leer rápido , así leer más . Ahorra tiempo , sí pero también concentración . En el modo de lectura rápida, el cerebro siempre se alimenta: el lector permanece atento sin esfuerzo. En el modo de lectura lenta, el cerebro se aburre y se escapa: pensamos en algo más que en la lectura. ¡Así es como se llega al final de un texto habiendo olvidado el principio!

El caso especial de los textos largos (informes, cuentas)

En el caso de documentos más largos y elaborados, el lector realiza una primera lectura llamada flotante (que luego precede a la exploración diagonal).

Así pues, la técnica de «visión general» permite al lector, en un tiempo relativamente corto, captar la organización del texto, tener una idea general del contenido del texto, identificar las ideas principales del documento y, por consiguiente, evaluar el interés del documento que se ha de leer.

Durante la lectura general, el lector está interesado en la siguiente información:

• ¿Quién? (el autor): título del documento.
• Por qué (cuál es el propósito del autor): prefacio, contraportada,.
• Qué (el contenido): Contenido, títulos y subtítulos de capítulos, párrafos iniciales, párrafos finales, párrafos «aleatorios» en el medio.

Entonces el lector entra en una estrategia de lectura de escaneo diagonal.

¿Cuál es la lección de escritura que hay que aprender de estas estrategias de lectura?

Corresponde al lector localizar la información esencial de un documento, pero son los autores del material impreso (los que lo escriben, imprimen y componen) los que deben facilitar esta labor de lectura parcial y selectiva.

No puedes decirlo mejor que Richaudeau. ¿Cuáles son los elementos que facilitarán la labor de exploración del lector, permitiéndole identificar rápidamente los elementos importantes o esenciales del mensaje que le permitirán comprenderlo plenamente, sin haberlo leído en su totalidad?

• Una toma reconocible con títulos y subtítulos.
• Párrafos estructurados : una idea y su desarrollo.
• Los signos de puntuación : punto, punto y coma, guión facilitan la estrategia del lector.
• Espacios en blanco que separan los párrafos.
• Palabras destacadas o frases clave (negrita, balas, marcas de margen).

Todos estos elementos facilitan el trabajo de escaneo del lector : son como una «señal de advertencia» que detiene su ojo en la palabra y le hace pasar del escaneo a la lectura completa.

Cada vez que escribes un escrito profesional, sabes exactamente donde se encuentra el mensaje(s) particularmente importante en tu escrito.

Si quieres estar seguro de que son leídos por tu destinatario, piensa en usando las señales de alerta tanto como sea posible. Esto incluye palabras o frases clave en las que se basarán, independientemente de su estrategia de lectura.

Sobre todo, nunca lo olvides: nunca esperes que tu lector haga un esfuerzo para leer tu texto!

La próxima semana, compartiré con ustedes 8 reglas simples para una buena presentación. Reglas simples que mejoran enormemente la calidad de la presentación de los documentos profesionales.