No se escribe un e-mail de negocios como una carta y viceversa.
El tema de este post está directamente inspirado en una pregunta que me hizo un visitante. ¡Gracias a ella!
A saber, ¿cuáles son las diferencias en la escritura entre una carta y un correo electrónico profesional?
Entre estos dos escritos profesionales, hay dos diferencias esenciales:
- Una diferencia de forma.
- Una diferencia en la estructuración del texto.
Por otra parte, me gustaría señalar, aunque tendré la oportunidad de volver sobre ello más tarde, que hay dos puntos en común entre estos dos tipos de escritos:
- Escribir con un estilo profesional.
- Respeto por la ortografía, tanto léxica como gramatical.
A lo largo de los años, el correo electrónico se ha convertido en una parte esencial de las operaciones comerciales diarias. ¡Y por una buena razón! El correo electrónico se adapta perfectamente a la mayoría de las situaciones profesionales , en cuanto se trata de intercambiar información y/o documentos. Su facilidad de escritura (aparente), su rapidez de difusión, su carácter sintético y breve permite a todos los actores de la compañía transmitir información de todo tipo con toda facilidad y sencillez. Además, el correo electrónico tiene la ventaja de que puede ser leído en cualquier medio: computadora, teléfono inteligente, tableta.
Dicho esto, la antigua letra no ha desaparecido. Por naturaleza, escrito en un estilo formal, tiene una función muy oficial. Así, para todos los temas de importancia, un breve correo electrónico es muy a menudo duplicado por una carta más larga y detallada. Además, el envío de una carta y no de un correo electrónico demuestra la intención del remitente, de marcar o significar algo especial. Incluso hay ciertos casos en los que el correo electrónico está fuera de discusión, ya sea por respeto al interlocutor o por razones de imagen o legales. La carta sigue siendo el medio de excelencia para todos los intercambios oficiales , o por lo menos, aquellos que deben mantenerse al tanto de (implícito: y ser producido en la corte).
Una diferencia en la estructuración del texto
La estructuración del texto es el plan de escritura que seguimos. Esta es probablemente la diferencia más importante.
La carta profesional
La mayoría de los cuerpos de letras profesionales siguen el mismo plan cronológico : pasado presente futuro. Así que..:
- El primer párrafo es un retorno a la situación anterior . Es un recordatorio sintético de los hechos en el origen de la escritura de la carta. Obsérvese que la acción descrita está en tiempo pasado, pero que el texto no está necesariamente escrito en tiempo pasado.
- El segundo párrafo se centra en la situación actual . Esta es la razón de la carta. La mayoría de las veces será una presentación, explicación o justificación. Nótese que el texto no siempre se escribe en tiempo presente .
- El tercer párrafo pretende ser una proyección hacia el futuro . Establece las implicaciones de la situación. Esto puede ser el resultado de una acción o una solicitud de acción. El texto está en tiempo presente, futuro o condicional, según corresponda .
Estos tres párrafos van seguidos idealmente por una fórmula de conclusión e imperativamente por una fórmula de cortesía .
- Por ejemplo:
El presente: por eso el remitente está escribiendo la carta. 3. el futuro: pide una acción específica, que es la consecuencia lógica de lo que se afirma en el párrafo anterior. 4. Conclusión: suavizar o reforzar el tono de la carta. 5. Fórmula de cortesía común.
Correo electrónico profesional
El esquema de escribir un correo electrónico es más sintético que el de una carta . Ya no hay una secuencia cronológica sino una organización de los contenidos de manera temática .
En un correo electrónico de negocios, siempre se encuentra:
- La declaración de un problema o una necesidad .
- Una acción (ya sea pidiendo algo o informando sobre una acción completada).
- Información adicional útil para el destinatario.
Es el orden de aparición en el cuerpo del correo lo que varía. Este orden varía según la intención de comunicación del remitente
Una diferencia de forma
No me explayaré sobre ese aspecto de las diferentes formas aquí.
Lo que debemos recordar es que la principal diferencia de estilo es el formalismo de la carta en comparación con el correo electrónico profesional . Una carta siempre está extremadamente codificada con:
- Un título apropiado de civismo.
- Un recordatorio de lo que motiva la carta (recepción de una carta, conversación telefónica…) con detalles como la fecha, o referencias de documentos.
- La conclusión, inexistente en un correo electrónico, pero necesaria en una carta en la que se resume el contenido de la misma, se dirige a los agradecimientos o se recuerda el resultado esperado. La conclusión siempre se separa de la fórmula educada.
- La fórmula de saludo: si » cordialmente » o » saludos «, con una serie de variaciones, es suficiente para un correo electrónico, es un poco más complicado en una carta. Porque en una carta, hay formas estándar de cortesía que deben respetarse dependiendo de la naturaleza de su relación con el destinatario de su correo.
- Cabe señalar también que en una carta se encuentran con mucha frecuencia las referencias del destinatario y las del remitente.
Además, en un correo electrónico profesional , el cuerpo del mensaje va a lo esencial , por eso un correo electrónico suele estar compuesto de frases cortas y de construcción sencilla. Por otro lado, para una carta, la escritura es más cuidadosa. Las frases son más largas, con las ideas organizadas como párrafos . Cada párrafo está vinculado por palabras de enlace.
Un correo electrónico profesional se escribe de acuerdo con la intención de la comunicación
Así, el plan del correo a adoptar será dependiendo de la situación .
¿Qué quieres hacer?
- ¿Declarar o significar un problema?
- ¿Pedir o proponer una acción particular a su destinatario?
- ¿Presentar información?
Primer caso
Usted quiere compartir un problema o expresar una necesidad .
El clásico plan de correo electrónico es entonces:
- La declaración del problema.
- La acción solicitada.
- Una posible justificación o información adicional.
- Ejemplo de un correo electrónico profesional centrado en un problema:
El mensaje va directo al corazón del asunto, presentando el problema inmediatamente y luego una llamada a la acción.
Segundo caso
Tú esperas una acción de tu destinatario , le pides algo especial. El plan es entonces:
- La acción solicitada (o la acción realizada).
- La justificación de esta acción.
- Las repercusiones o consecuencias de esta acción.
Este último punto no siempre existe. Sin embargo, para transmitir un mensaje, siempre es prudente tener algún contexto para el mensaje. Esta sigue siendo la mejor manera de asegurar que las personas a las que va dirigido el mensaje se apropien de él. - Ejemplo de un correo electrónico profesional centrado en la acción (pero que no dice nada sobre las repercusiones):
Tercer caso
Usted quiere transmitir o difundir información . El plan es entonces:
- Transmisión de información.
- Explicación.
- Consecuencias (si las hay).
Este tipo de mensaje suele enviarse a varios destinatarios al mismo tiempo para que todos tengan el mismo nivel de información. Una vez más, suele ser importante dar una explicación para ayudar a comprender el significado de la información.
- Ejemplo de un correo electrónico profesional centrado en la transmisión de información:
El mensaje de este correo electrónico es puramente informativo. Cabe señalar que las explicaciones se dan a fondo para permitir una buena comprensión de la información declarada.
Otros casos
Son e-mails que combinan intenciones. Por ejemplo, a continuación se presenta un correo electrónico profesional que proporciona información y también llama a los destinatarios a la acción.
Los puntos comunes entre el correo electrónico y la carta: estilo y ortografía profesional
El correo electrónico y la carta deben ser escritos en un estilo profesional.
Un estilo profesional es:
- Claro, no debería dejar lugar a dudas.
- Legible fácilmente (fluido) y comprensible inmediatamente. Como recordatorio, ser bien entendido por el destinatario es responsabilidad del escritor. El destinatario nunca debe hacer esfuerzos especiales para entender lo que el escritor ha escrito.
- Conciso y sobrio , es decir, sin efecto literario (sin marcas de creatividad, sin giros estilísticos «originales»).
- Neutro (sin cuestionamiento del orador, incluyendo preguntas, sin signos de exclamación, sin emoticonos, y humor con gran moderación)
- Limpio en la presentación.
En cuanto a la ortografía , es necesario asegurarse de que sea irreprochable (en la medida de lo posible). Con demasiada frecuencia se olvida que los errores ortográficos tienen un impacto negativo en la credibilidad y el profesionalismo de la persona que los comete.
