¡Un documento de trabajo es comunicación!
Los documentos de trabajo son siempre herramientas al servicio de la comunicación profesional . Corresponden a un tipo de escritura utilizado en una empresa y, más ampliamente, en cualquier organización en la que el individuo es un «agente económico». Los escritos de trabajo presentan un remitente y un destinatario que tienen una cultura profesional común .
La escritura profesional es una situación de comunicación
Comunicación, viene de la palabra latina communicare , poner en común, compartir, compartir, que a su vez es un derivado de communis , que significa común.
La comunicación es un proceso por el cual dos o más personas intercambian mensajes dentro de un propósito determinado . Una escritura de utilidad siempre encaja en un esquema de comunicación. A saber:
- un transmisor
- un receptor : el destinatario del mensaje
- un proceso de transmisión : oral (cara a cara, teléfono, skype, …) o escrito (correo, email, sms, …)
- una información : el mensaje transmitido
- un propósito, una meta : lo que intercambiamos por
Precisión sobre la codificación-descodificación . Un código puede estar compuesto de sonidos, que constituyen un código lingüístico. Pero también pueden ser signos gestuales, como el lenguaje de signos por ejemplo, o señales mecánicas, como el código Morse. Y, por supuesto, está el código gráfico (la lengua española por ejemplo) compuesto por signos escritos que son palabras y símbolos como por ejemplo, diagramas o puntuación. El transmisor codifica el mensaje, el receptor lo decodifica.
Descifremos lo que caracteriza una situación de comunicación a partir del siguiente ejemplo. Este es el correo enviado por el Presidente de un fideicomisario a un residente del vecindario.
- Emisor : el Presidente del fideicomiso
- Receptor : Sr. y Sra. X
- Proceso de transmisión : una carta certificada con acuse de recibo
- Información : el emisor denuncia el uso abusivo del aparcamiento privado de la copropiedad
- Propósito, propósito del intercambio : el emisor espera que el receptor ponga fin a la situación
¿Por qué la escritura de la comunicación profesional es siempre exigente?
¿Por qué la comunicación por escrito es siempre exigente? Porque el lector sólo tiene las palabras escritas y los signos para entender y memorizar el mensaje. Esto es muy poco comparado con toda la demás información que el mismo receptor podría tener por vía oral, por ejemplo.
Para el destinatario del mensaje, u es una frase escrita que requiere más trabajo de descodificación que un intercambio verbal . ¿Por qué?
Porque el mensaje oral siempre va acompañado de muchas otras informaciones que lo completan : tono, expresión facial, gestos, elocución, mirada, etc. Incluso en el teléfono, hay también signos que percibimos como el tono, la onomatopeya (el zumba , mouais), los comentarios en vivo ( ah bien? no ! ¿Estás seguro de esto? ).
A menudo hay una diferencia entre: Lo que pienso Lo que quiero decir Lo que digo .
Y, al final de la cadena, entra: Lo que se escucha Lo que se entiende Lo que se sostiene. En un contexto de comunicación oral, la reacción en tiempo real del receptor (llamada «retroalimentación») permite al emisor adaptar su mensaje. Esto nunca sucede en la comunicación escrita.
Algunos especialistas en comunicación estiman que por lo menos el 40% del significado global de los mensajes transmitidos por medio de una conversación se comunica mediante el lenguaje corporal (gestos), al que el destinatario responde reformulando o reajustando el mensaje en tiempo real. Los investigadores han evaluado incluso el impacto de diferentes factores en la comprensión adecuada de un mensaje oral.
Así, en una conversación, el receptor entiende el mensaje de agradecimiento del remitente:
- a sus gestos (35%),
- a sus expresiones faciales (35%),
- al tono de su voz(23%),
- a las palabras que usa (7%).
Lo no verbal supera con creces lo verbal. En el teléfono, todavía está el tono, las palabras y las expresiones de los tipos ( nan? hein! oh! ¡No puedo creerlo! etc.). Por otra parte, el mensaje escrito no va acompañado de ningún signo externo . Sólo las palabras escritas en un soporte físico dan significado al mensaje. Un mensaje que debe ser autónomo, es decir es autosuficiente , sin necesidad de ninguna otra explicación o comentario.
Aquí es donde se encuentra todo el requisito de la comunicación profesional escrita . Rara vez tendremos una segunda oportunidad de explicar a nuestro destinatario lo que queríamos decirle en el mensaje que acabamos de enviarle.
No es posible una «retroalimentación» inmediata en una comunicación escrita. No hay una segunda oportunidad para reformular o tratar las posibles objeciones. Desde la primera lectura, el mensaje escrito debe ser leído, entendido y retenido por mi interlocutor.
Un video que dice más que palabras…
Del sitio de Ted ED, » Cómo se produce la falta de comunicación (y cómo evitarla) » es una excelente ilustración de la dificultad de comunicación. La escena sólo trata de la comunicación oral. ¡Puedes imaginarte lo difícil que es cuando se trata de la comunicación escrita!
En el contexto profesional de una comunicación escrita, la reacción del destinatario se basa únicamente en el mensaje escrito. El destinatario no tiene ningún apoyo para comprender el mensaje porque lo lee en ausencia del destinatario y con retraso («lectura retrasada» significa que hay un desfase entre el momento en que se escribió la carta y el momento en que se recibe y se lee). Esto muestra la importancia de escribir su mensaje de forma precisa y profesional: escribir bien para ser leído y comprendido .
